Valg av regnskapsførerselskap er en viktig avgjørelse for et selskap. Det er mange tilbydere av regnskapstjenester der ute. Noen er lokalt forankret, andre er mer sentralt forankret, eller kanskje til og med store internasjonale tilbydere av regnskapstjenester. Alle har sine fordeler og ulemper. Noen fordeler har ikke betydning for din drift, mens andre fordeler har det. Noen ulemper er viktige for deg, mens andre ikke er det. Regnskapsføreren blir for mange i SMB markedet hele økonomiavdelingen, dette er derfor et veldig viktig valg som ikke bør gjøres letthendt. Når samarbeidet skjærer seg har det ofte økonomiske konsekvenser både for selskapet og for regnskapsfører. I slike konflikter kommer påstander frem på begge sider og da kommer også ulempene og manglene frem. Negative påstander som er sagt om tidligere regnskapsfører er bl.a;

  • De er ikke tilgjengelig;

  • Det er så mange å forholde seg til;

  • De skifter så ofte at jeg ikke vet hvem som er min regnskapsfører;

  • De er så dyre; eller

  • Jeg får ikke tallene mine før flere måneder etter, om jeg får en rapport i det hele tatt.

Noen av disse påstandene bunner ut i fordeler som ikke er fordeler for den aktuelle bedriften, mens annet er ulemper for enhver bedrift. Et slikt eksempel kan være nummer 2 «Der så mange å forholde seg til»; Her har ofte regnskapsførerselskapet satt flere team på regnskapsoppdraget, et team til å føre lønn, et team til å føre utgående faktura, og en oppdragsansvarlig regnskapsfører til å rapportere, samt lederne til de forskjellige teamene og til den oppdragsansvarlige regnskapsføreren. For noen er dette en fordel.

1

Størrelsen betyr noe, ved valg av regnskapskontoret

Små, mellomstore regnskapskontorer har ofte en eller to dedikerte personer som følger opp deg som kunde, en oppdragsansvarlig og en medarbeider. Disse personene gjør alt, og har kontakt med deg direkte. Løsningen krever ikke mange ledd, og oppgaver blir løst effektivt. For mange i SMB markedet er dette den ideelle løsningen. De er selv kanskje 10-15 ansatte og trenger ikke en stor ekstern økonomiavdeling. Større regnskapskontorer har, som nevnt over ofte hele team som jobber med ditt regnskap. Kunden får personer med kjernekompetanse på de enkelte områdene til å gjøre jobben samt om sykdom inntreffer på lønnsavdelingen, så er det et helt lønnsteam til å ta oppgavene til den syke medarbeideren. For mange i SMB markedet blir dette et så stort at regnskap har flere medarbeidere enn selskapet og ting virker overdimensjonert, for andre er dette den akkurat hva de ønsker.

2

Lokalt eller ikke lokalt, det er spørsmålet

De lokale selskapene er ofte små selskap som ligger tett i nærhet med din egen drift. Du kan enkelt «svippe» innom og ta en prat. De mer sentraliserte selskapene mister ofte denne tilhørigheten, men det de mangler i tilhørighet erstatter de ofte med større regnskapsførermiljøer som de kan dra nytte av ved faglig utfordrende problemstillinger. Andre sentrale aktører plassere seg på en slik måte at tilgjengeligheten opprettholdes via knutepunkter for kollektivtrafikk eller parkeringsmuligheter. Hva passer din bedrift og din hverdag er opp til deg.

3

Regnskap på «gamle» måten?

Mange har et mentalt bilde av den trauste og noe introverte regnskapsførerne med hyllemeter på hyllemeter med gamle bilag rundt seg. Disse er nok stort sett en saga blott, men det finnes fortsatt regnskapsfører som tar imot bilag i perm, nummerer bilagene, og fører de inn i et regnskapssystem kun de har tilgjengelig, for så å sende rapport på e-post eller pr. post til kundene sine. Andre regnskapsførere har kommet litt lenger og har en god blanding av «gamle» og «nye» løsninger som de bruker. De mest fremoverlente har for lengst tatt steget inni skyen og har kun digitale bilag som enkelt kan deles med kunden. En ting er veldig klart, og det er at jo «eldre» metode man bruker jo mer tid bruker regnskapsføreren på oppgaven. Når da dagens regnskapsfører ofte er høyt utdannet med bachelor eller master i økonomi, skjønner man at dette også ofte kan bety dyrere tjenester. For de som følger mer med i tiden betyr ofte dette kortere tidsbruk, men det påløper systemkostnader for de skybaserte systemene.

4

Pris

Pris er alltid viktig. Hvem vil vel betale mer enn de må for en tjeneste? Men er det pris per time, eller totalprisen som er viktig? Skal du velge fastpris eller løpende timespris? De fleste regnskapsførere i dag tilbyr både fast og løpende timespris. Faste priser gir deg som kunde en forutsigbarhet på hva din regnskapsavdeling skal koste i året, samtidig er ofte fastpris gitt med helt klare begrensninger. Antall bilag inkludert, møter, rapporter, krav til leveranse osv. Løpende timespris har ikke slike krav knyttet til seg, men her er det heller ikke noe insentiv for regnskapsføreren til å jobbe raskt og effektivt.

Pris per time varierer, og mange regnskapsfører differensierer til og med mellom timesatser i forhold til hva de skal utføre. Ofte koster timer brukt på årsregnskap og skattemelding mer enn å bokføre et bilag. Dette gjøres for å presisere hvor kunnskapen brukes og hvor det ligger et betydelig større ansvar på regnskapsfører. Årsregnskap og skattemelding krever høyere kompetanse å lage, enn å føre en strømregning, derav differensieringen.

Andre regnskapsfører derimot tar faste timesatser for den enkelte arbeider basert på den ansattes nivå. Dette kan gjøre at Kari sitt arbeid koster kr. 650 pr.time, mens Ingrid sitt arbeid koster 950 pr time for hun har lenger fartstid og høyere kompetanse enn Kari. Blir regnskapet dyrere med Ingrid enn Kari? Ikke nødvendigvis. Dersom Ingrid i tillegg er vesentlig mer effektiv en Kari bruker hun færre timer og prisen til Ingrid totalt sett kan bli lavere.

5

Tilgjengelighet

Er de tilgjengelige for deg? Alle regnskapsførere har et veldig skjevfordelt år med tanke på arbeidstid og tilgjengelighet. De jobber gjerne over 200 timer overtid i det som defineres som årsregnskapsperioden, 1. januar til 30. juni, mens perioden mellom 1.juli til 31.12 ofte er preget av avspasering, kursing, møte nye kunder, og å ta igjen evt. etterslep fra årsoppgjørsperioden. Man sier ofte i regnskapsbransjen, at om man ikke har tid til å avspasere i juli til desember, ja da har man for mye å gjøre. Hør med regnskapsføreren du har samtaler med om hvordan deres høst er. Blir det tid til fisking? Er det noen reiser planlagt? Dette kan gi indikasjon på om di vil kunne være tilgjengelig for deg når du sender e-post eller ringer. Ring også selskapet på deres faste kontaktnummer for å se om du kommer igjennom, når du ikke ringer direkte til din kontaktperson. Tar ingen telefonen? Ja da har du ditt svar om dette gjentar seg.

6

Systembruk

Skybasert eller ikke. Det er valgene man har, og for de aller fleste som engasjerer en regnskapsfører så er det lite fokus på dette. Det anbefales at du som ny kunde har et aktivt forhold til dette. Mange gamle regnskapssystemer(ERP’er) er låst på servere som driftes av en tredje-part som er engasjert av regnskapsselskapet. Slike systemer medfører kostnader for regnskapsførerselskapet, og disse må dekkes av deg, kunden. Disse systemene er også ofte overdimensjonerte for små- mellomstore bedrifter, men fungerer for det er så mange klienter på systemet at kostnad blir ikke for høy per klient. I skyen eies regnskapssystemet av deg, kunden, eller av regnskapsførerselskapet. Dette kan du velge. Du betaler månedssummene for systemet og et lite kronebeløp per bilag som kommer inn i systemet. Du har alltid full kontroll.  Den store forskjellen skjer når du bytter regnskapsfører. På de gamle ERP’ene må regnskapskontoret hente ut filer og overføre disse til ny regnskapsfører, som da mister historikken du har opparbeidet deg i den forrige regnskapsførerens system. PÅ skybaserte systemer skifter du ganske enkelt regnskapsfører tilgangen til ny regnskapsfører, og historikken følger. Det er med andre ord svært kostnadsbesparende å velge den skybaserte metoden i slike tilfeller.

7

Rapportering

Nye systemer som Tripletex og Power Office Go gir deg rapportene i systemet. Regnskapsfører kan dermed unngå å sende selskapssensitiv informasjon via usikre plattformer som e-post. Lønnslipper og godkjenninger foregår i systemene, og i Power Office Og er det til og med en tekstmeldings-tjeneste som er kryptert for kommunikasjon internt i selskapet, eller til din regnskapsfører. GDPR er fullt ivaretatt i slike systemer. Rapportering via e-post er en usikker løsning, og din informasjon kan fort havne i gale hender. Sender din regnskapsfører slikt på e-post bør det krypteres.

Rapporter er viktige verktøy for å styre bedriften din. Dersom du får gode matnyttige rapporter kan det skille overskudd fra underskudd for du rakk å snu deg tidsnok, eller vente lenge nok. Spør deg selv om din regnskapsførers rapport sier deg noe, eller om den kun ender opp som opptenningsved.

8

Samhandling eller ikke

Har du lyst til å unngå dobbeltarbeid, bør du vurdere regnskapsplattformer som har en høy grad av samhandling. Med samhandling blir arbeidet du utfører administrativt verdsatt av regnskapsfører og reduserer arbeidet til regnskapsføreren. Dette krever en stor grad av tillitt til din regnskapsfører for denne type samhandling overlappes av integrerte tjenester. Tid spart dog ofte penger spart.

9

Integrerte tjenester

I veldig mange systemer i dag er det lagt opp til integrerte tjenester. Det er sterkt anbefalt å bruke disse. Hvor deilig høres det ikke ut at banken fører seg selv, og når du har fakturert så er allerede fakturaen bokført, til at inkassobyrået kan hente ut kundefordringer og purre for deg direkte fra systemet du bruker?  Alt dette er mulig og koster ikke mer enn den tiden du har spart. I de aller fleste tilfellene er det mye penger å spare på slike tjenester. Tjenester som finnes, og som kan integreres er bl.a.(listen er ikke fullstendig) Banktjenester, faktura, bokførings-roboter, inkasso, og oppfølging.

10

Stemmer kjemien eller ikke?

Stemmer ikke kjemien på møte? Ja så velg en annen. Dere skal jobbe med hverandre tett. Regnskapsfører skal få innsyn i din drift, kanskje betale for deg og følge opp utestående. Dere vil måtte jobbe tett sammen og da er kjemi viktig. Dere kommer til å snakke sammen i helger og på hverdager, så finn en du kommer godt over ens med.

Forfatter: Thomas Halvorsen, Partner og daglig leder av Ditt digitale regnskapsbyrå AS

E-post: thomas@ddregnskap.no

Ditt digitale regnskapskontor AS er et regnskapskontor med fokus på samhandling, og digitale tjenester. Vi ønsker å skape en tjenesteleverandør som er tilgjengelig og moderne, og som ikke bruker unødig mye tid på bokføringen av ditt regnskap, men er heller din økonomiavdeling og sparringspartner. Vi ønsker å gi deg merverdi i form av gode råd og forslag som kan gagne deg og din bedrift. For å nå dette velger vi digitale skybaserte systemer, om du vil i samråd med deg, som forenkler din hverdag og ofte reduserer det du betaler for regnskapstjenester.  La oss hjelpe deg til å få ditt regnskapet til å bli mer enn Det Det eR i dag.

Trenger hjelp?

Ta gjerne kontakt med oss om du trenger hjelp