Hva din regnskapsfører trenger til årsoppgjøret kan være frustrerende å finne ut av. Mange sitter og venter på at regnskapsfører skal ta kontakt for å starte på årsoppgjøret. Konsekvensen av dette er ofte at regnskapsfører bruker mer tid på årsoppgjøret, som du til syvende og sist betaler for. I tillegg til dette blir det gjerne en i-siste-liten innsending av ditt årsregnskap 30.juni hvert år. Dette kan være stressende for deg og din regnskapsfører. Så hva må til for å gjøre årsoppgjørsperioden bedre? For en regnskapsfører består et årsregnskap av å dokumentere og kontrollere regnskapet. Er du raskt ute med dokumentasjonen går ofte prisen på regnskapstjenester ned, og regnskapet blir ferdig tidligere.

1. Varelager

Har du et varelager skal dette telles ved årsslutt. Det hjelper ikke at lageret ditt er bak bilen, eller «bare et lite skap» Varelager skal telles hvert år. Det som er viktig å få frem er hvor mange enheter, hvilken type vare, hva kostet den inn til deg. Summer på hver varekategori og signatur og datering av den ansvarlige telleren. Dette trenger din regnskapsfører for å justere det regnskapsførte lageret i ditt årsregnskap. Selger du alkohol er det veldig viktig at varene blir kategorisert etter type vare, slik at varekostnad blir riktig når det skal søkes skjenkebevilgning for neste år, og slik at omsetningsoppgaven som sendes under årsoppgjøret blir rett.

2. Årsoppgaver bank

De fleste bruker i dag moderne systemer som har banken integrert med regnskapssystemet. Dette for å spare tid, øke samhandlingen, og redusere regnskapshonoraret. Det er allikevel behov for å dokumentere at det som står i ditt årsregnskap stemmer med banken. Da trenger din regnskapsfører årsoppgaven fra banken. Det kan også være lurt å legge ved de nummererte kontoutskriftene fra banken. Legger du disse ved vil du spare tid dersom regnskapsfører finner et avvik og skal finne ut hva dette er.

3. Kasseoppgjør 31.12

Kassebeholdningen skal telles hvert år og signeres av ansvarlig. Dette er både for å få rett beholdning i ditt årsregnskap, men også fordi det her ofte avdekkes manglende omsetning og andre avvik.

4. Andre årsoppgaver

Årsoppgave for pensjon, lån, andre kreditter mm skal også sendes regnskapsfører slik at det kan kontrolleres at alt er rett. Har du fått en årsoppgave til ditt firma, så er det sikkert at din regnskapsfører ønsker en kopi. Dokumentasjonen som trengs til årsoppgjøret er da på plass og regnskapsfører bruker mindre tid

5. Kundefordringer

Har du noen kunder du tror vil gå konkurs? Alle tror jo godt om sine kunder, men av og til ser du konturene av en mulig konkurs. Kanskje er det den økende forsinkelsen i betalinger, kanskje er dere fra samme lokalsamfunn og har hørt det «på byen». Uansett så er dette informasjon som din regnskapsfører trenger for å kunne «avsette for tap» i ditt årsregnskap.

6. Biler

Nesten alle biler eiet av et foretak, skal det sendes inn et eget skjema for, som bl.a. inneholder følgende informasjon:

  • Kilometerstand per 01.01.
  • Kilometerstand per 31.12
  • Skiltnummer, reg dato, merke og modell
  • Drivstoff brukt, forsikring betalt, og vedlikeholdskostnad.

Send din regnskapsfører kilometerstanden på alle bilene hvert år til årsoppgjøret. Da slipper du at regnskapsfører bruker tid på dette senere. Se skjema her Bruk av bil – Skatteetaten

Det er viktig å merke seg at du ikke trenger dette skjema om du blir innberettet for fordelen å bruke firmabil privat, eller om du driver drosje- eller godstransportnæring.

Drosje- og transportnæring skal fortsatt sende informasjonen til sin regnskapsfører men skal sende inn Drosje- og godstransportnæring – Skatteetaten .

7. Endring i eierstruktur, uttak varer av- eller utbytte til eierne

Har du et AS, og eierstrukturen har endret seg. Dette trenger din regnskapsfører å vite så notene til regnskapet blir rett, samt at aksjonærregisteroppgaven blir rett. Har du tatt ut penger eller varer? Var dette utbytte? Det må du informere din regnskapsfører om av samme årsak.

En ikke-så-ny-lenger regel fra 2015 begrenser i stor grad hva som kan tas ut uten å måtte innberette det. Den korte versjonen er at du aldri må overskride et mellomværende på kr. 100 000 og kreditten kan aldri varer lenger enn 60 dager. Overskrides et av disse må det mellomværende innberettes som ulovlig lån for deg som eier. Dette betyr mer skatt for deg privat, og mer arbeid for din regnskapsfører. Spar penger og pass på at du ikke overskrider disse.

8. Pensjon – Selvstendig næringsdrivende

Din private pensjon eller frivillige trygd og sykeforsikring – årsoppgaver fra disse trenger din regnskapsfører for å få dette med.

9. Eiendeler – selvstendig næringsdrivende

Har du fikset på utleieenheten? Har du kjøpt en ny bil, hytte, utleieenhet? Alle slike kjøp, samt andre endringer trenger din regnskapsfører å vite om.

10. hjemmekontor mm – selvstendig næringsdrivende

Har du barnepasskostnader? Bruker du et eget rom som kontor i hjemme ditt? Brukes telefonen både privat og til firma? Bruker du egen bil i næring? Da må din regnskapsfører vite dette slik at du får riktig fradrag i ditt regnskap og skattemelding.

Sender du alt dette til din regnskapsfører, sparer du tid, og sannsynligvis også regnskapskostnader. Du vil også ganske fort bli en foretrukken kunde hos en enhver regnskapsfører.

Avslutningsvis

Dagens autorisert regnskapsfører har ofte lik utdannelse som en registrert revisor; 3 år høyere økonomisk utdannelse. Allikevel er det mye av det regnskapsfører gjør, som kan deles på. Regnskap er perfekt for den delingsøkonomien vi alle nå befinner oss i, i større eller mindre grad. Alt er avhengig av hvor mye regnskap du ønsker selv å gjøre, og om du vil bruke mye eller lite tid på regnskap.

En autorisert regnskapsfører er kjent med alle de lover du må navigere for å få alt riktig. For å nevne noen; ligningsloven, skattebetalerloven, trygdeloven, regnskapsloven, bokføringsloven og skatteloven, samt alle forskrifter som tilhører disse. Regnskap kan være enkelt, men det er også veldig lett å gå i unødige feller for man kjente til hovedregelen, men ikke detaljene. Gjør årsoppgjøret ditt en tjeneste og ta kontakt med regnskapsføreren din før regnskapsfører tar kontakt med deg. Det vil spare deg for mye hodebry og gjøre at ditt årsregnskap blir raskere ferdig, og rimeligere.

Skrevet av: Thomas Halvorsen, Partner og daglig leder, Ditt digitale regnskapskontor AS

Kilder: skatteetaten , Altinn , Regnskap Norge